基于上述特点，这样我们就可以利用权限管理公式，根据不同的用户身份，隐藏部分行，使得每个用户只能查看和修改自己有权操作的行。
在“表”菜单中，指向“公式设置”，单击“权限管理公式”，可以设置权限管理公式。

假定希望在订单管理系统中，如果是普通用户登录，则只显示该用户（雇员）负责的订单，如果是管理员登陆，则显示所有数据。只需将订单表的权限管理公式设为：
if(UserName= "管理员",ShowAll(),ShowFor("雇员",UserName))

如果设置用户权限的时候，指定了每个用户的分组码，那么可以使用UserType设置权限管理公式，例如：
if(UserType= 2, ShowAll(), ShowFor("雇员",UserName))
该公式的含义是：如果是分组码等于2的用户，则显示所有行；如果是其他分组的用户，则只显示该用户(雇员)的数据。

你也许会问，用表预处理公式不是同样可以达到目的吗？其实不然，因为表预处理公式在执行筛选（包括撤销筛选）命令或函数后是不会执行的，这样用户就可能看到他不应该看到的数据。但是如果你仅仅希望在用户进入某个表的时候，能够预先锁定部分符合条件的行，那么用表预处理公式是更恰当的。

需要注意的是，权限管理公式用来显示、隐藏行的函数是专用的，与通用函数不同，下面我们来专门介绍这些函数。