在两种情况下会执行权限管理公式：
1、进入表的时候。
2、执行筛选、撤销筛选等命令或函数的时候。

如果希望用户进入某个表后，能够根据不同的用户身份，隐藏部分行，使得每个用户只能查看和修改自己有权操作的行，此时就需要使用权限管理公式。

假定希望在订单管理系统中，如果是普通用户登录，则只显示该用户（雇员）负责的订单，如果是管理员登陆，则显示所有数据。只需将订单表的权限管理公式设为：
if(UserName= "管理员",ShowAll(),ShowFor("雇员",UserName))

你也许会问，用表预处理公式不是同样可以达到目的吗？其实不然，因为表预处理公式在执行筛选（包括撤销筛选）命令或函数后是不会执行的，这样用户就可能看到他不应该看到的数据。但是如果你仅仅希望在用户进入某个表的时候，能够预先锁定部分符合条件的行，那么用表预处理公式是更恰当的。

需要注意的是，权限管理公式用来显示、隐藏行的函数是专用的，与通用函数不同。
有关权限管理公式的详细用法，将在“用户与权限管理”一章中进行详细介绍。