用易表XP管理文档            

    随着电脑的普及，笔者任职单位的文档越来越多地以电子介质的方式出现，为更好地管理和查询这些电子文档，笔者利用易表XP
（以下简称易表）设计了一个电子文档管理系统，使用非常方便。

1、设计表格

    启动易表之后，会自动建立一个新文件。选择表1，执行菜单命令“表→设计表”，选择第一列，在列名称框中输入“文档类别”
在列类型框中选择字符型，同样依次将其他各列的名称改为收文日期、文档编号，文档名称、存放位置、发文单位、文档说明，其
中收文日期的列类型选择为日期型，文档说明的列类型选择为备注型，其余各列的列类型选择为字符型。最后依次选择多余的列，
单击“删除列”按钮删除之。如果你要增加列，单击“增加列”按钮即可。设计完成之后，单击“确定”退出。最后执行菜单命令
“表→重命名”，输入新的表名“公司文档管理系统”。

2、设置目录

    在文档类别列中输入所有的类别，如行政文件、工作文件、客户信函、技术标准等等，然后执行菜单命令“模式 → 框架模式→
设置框架模式”，选择根据文档类别分组，单击“确定”退出。表的左边会出现一个目录树，每一个文档类别对应一个目录。如果
要增加目录，用鼠标右击第一行（根目录），从弹出的快捷菜单中执行“增加下级目录”；如果要在某目录的位置插入新目录，用
鼠标右击该目录，从弹出的快捷菜单中单击“插入同级目录”；如果要删除该目录，执行“删除当前目录即可”，删除目录并不会
删除该目录下的数据，该目录下的数据会自动并入上一个目录中。

3、文档管理

• 输入文档
  选择要增加新文档的目录，按住“Ctrl +A”,在该目录下增加一行，输入新文档的资料。由于文档说明是备注型，主窗口的
  右边会出现一个窗口用于输入文档说明，可以通过窗口菜单来打开或关闭这个窗口。用鼠标右键单击“存放位置”单元格，
  从弹出的快捷菜单中执行“插入文件”，选择新文档的文件类型，打开其所在目录，双击对应的文件名，既可在“存放位置”
  单元格输入新文档的文件名（包括路径），如图一所示。
  　

• 查询文档
  单击文档目录左边的加号，可以展开文档目录，查看该目录下的所有文档。如果目录已被展开，单击目录左边的减号，可以
  关闭目录。目录树上边有两个数字，分别为0和1，单击数字1可以同时展开或关闭所有目录。此外结合易表强大的查找和筛选
  功能，可以凭借几个关键字，在在瞬间找到任何匹配的文档。
  　

• 打开文档
  选择任何一行数据，用鼠标右键单击“存放位置”单元格，从弹出的快捷菜单中执行“打开文件”命令，既可根据该文档的
  文件类型，调用默认的程序打开文档文件。

4、提高一下输入速度

    选择文档类别列，执行菜单命令“列→默认值”，将其默认值设为“Cell(ParentRow,Col)”，然后将日期列的默认值设为
“Today()”,这样我们输入新文档时，文档类别可自动输入，日期也会自动填入当天日期。

    上述的文档管理系统需要易表XP增强版支持，有兴趣的朋友可去www.egridsoft.com下载。